営業を行うときに目的や振り返りを行うことで業務効率化を図ります。
この手法を行うのに有効な手段として営業日報の記載があります。
そこで今回は業務効率化を図るための効果的な営業日報の書き方を解説させていただきます。
Contents
営業日報とは
営業日報とは、営業社員の業務内容記録であり、業務時間に「どのような仕事を行ったか」を整理し、上司に具体的に報告するための社内書類です。
企業によってフォーマットや様式は様々です。また、近年はビジネス文書のデジタル化が進んでいるため、ツールの一部として付属していることが多いです。
仕事の進捗管理は営業日報だけでなく、口頭でも行われます。そのため、口頭の報告と重複する内容もでてきます。ですが、営業日報に書いた内容は記録として残るため、重要事項の記載を意識しましょう。
さらに、営業日報の目的は上司視点では「部下の状況把握」「市場の動向把握」「営業社員のノウハウ屋ナレッジの蓄積」などが考えられます。
そして、営業社員視点では「上司に対する業務報告」「会社への情報共有」「目標達成に向けた振り返り」「行動計画への反映」などがあげられます。
そのため、営業社員は自分の営業力を向上という観点で、日々の行動を記録し振り返っていくことが望ましいです。
営業日報のメリット・デメリット
営業マンにとって営業日報をつけるメリットは何があるでしょうか？ここでは営業日報のメリットとデメリットを解説します
メリット
「数字以外の制定的な行動評価がしやすい」
営業であれば組織の目標として具体的な数字が掲げられているはずです。ですが、同じ商品で扱うにしても地域性、時期により売上に差が出てくるでしょう。そのため、日報で日々の活動を上司に報告することで、数字だけでは見えてこない評価できる点を見せることができます。
「自社の強みと弱みが把握できる」
マネージャーは自分の業務だけでは手に入れられる情報量に限界があります。
現場の日々の営業活動をもとに書かれた日報から、お客さまの直接の声や競合の情報など様々なリアルタイムの情報を得ることが可能です。
マネージャーは他社より優れている点は何かを考え、戦略を策定する必要があります。他の営業担当者の生の情報を得て戦略に活かす事で、よりよい戦略を練ることができます
「仕事の振り返りと再確認ができる」
日報を書くことで今日1日の振り返りが行えます。
顧客と重要な打合せをした場合は記憶に残ると思いますが、雑談程度であればすぐに忘れてしまうかもしれません。
日報には雑談を含めて、この訪問した時の情報を残すことで、振り返りができるようになります。更に、同じ顧客先に訪問する際に前回の雑談を覚えていたら顧客側は嬉しいはずです。もちろん雑談だけではなく打合せ内容も再確認できるので、確実な提案を進める助けになるはずです。
「営業情報の共有」
日報を組織として共有すると、他の営業担当者の活動もわかるようになります。
営業ノウハウを隠すと折角身についた知識が属人化してしまいますが、良い事例は皆と共有することで組織全体の成績も良くなるでしょう。
「引継ぎ時が容易」
前任者の営業の情報が確認できるので、担当営業が変わる際にスムーズに引き継ぎを行えるようになります。引き継いだ側は営業日報を見れば、キーパソーンは誰で、重要なポイントが何で、過去にどのような商談があったのかを把握することが可能です
デメリット
「作成に時間がかかる」
日報の作成に必要以上に時間をかけるのはさけたいものです。とはいえ、営業活動では幅広い雑談をしながら信頼関係を作っていく時間、課題を見つけるまでのディスカッションのような時間なども結構あります。なかなか言語化しづらい内容が多く、正確に書こうと思うと時間がかかってしまうものです。
「形骸化しやすい」
営業日報作成は単なるルーティンワークとなりやすい傾向があります。昔からの慣習だから継続しているという会社も少なくありません。営業日報を書かせる目的があいまいだと営業マンも事務的な感覚で書いて提出し、営業管理職もさらりと目を通すだけとなり、日報に書いた内容があまり活用されません
「モチベーション低下につながる可能性」
昨今は、中間管理職もプレイングマネージャーが多いため、一人ひとりの営業日報を細かく見ることができない場合もあります。しかし、申し送りした内容や良かれと思って情報提供した内容を上司が見ていないと営業マンのモチベーションは下がります。また、営業マン全員の日報作成にかけた時間がムダとなります
営業日報を書くポイント
営業日報は、営業部門を成果アップへ導く可能性がある一方で、蓄積されて情報を適切に活用できる場合には、形骸化してしまう恐れがあります。
「所感」と「感想」の違いを押さえる
営業日報の項目である「所感」は、「感想」ではありません。所感には感想とは違い、振り返りや今後の改善へ向けた展望などの視点が必要です。なぜなら、営業日報からこれらの観点が記載されていないと次のアクションを期待することができません。そのため所感と干渉の違いを考えて、自身の成長を後押しする営業日報を目指しましょう。
簡潔で読みやすい文章を心掛ける
営業日報には報告文の側面があるため、文章は正確な事実を端的に伝える必要があります。そこで、1文を短くすることで日報に営業活動の要点を押さえて必要最低限の情報にまとめていきましょう。また、結論や重要な事項を最初に述べてから、関連情報を補足していくことで読むときにも振り返りがしやすい効率よく読みやすい文章になります。
営業日報の書き方と内容
今まで、営業日報の目的やポイントを解説させていただきました。そこで、実際に営業日報の書き方と内容を解説させていただきます
目標の記載
成果をあげるために営業日報を書くのであれば、その日の朝に目標を書くと効果的です。前日に目標を決めている場合は朝に優先順位が適切かどうかを確認します。朝に目標を意識すると行動がテキパキとなり、1日ぶれないで動けるメリットがあります。また、気が進まなくて先延ばししていることも、目標として日報に書くとやらざるをえないため実行力向上が見込めます。
業務実績の記録
業務内容と時間、新規開拓営業活動であればどのくらい電話をかけたのか、飛び込み営業をしたのか、目標と比較して達成率はどうかなどを事実ベースでできるだけ数字を使ってわかりやすく書きます。商談の場合は、日時や担当者、打ち合わせ内容をきちんと記載します。
目標に対する振り返り
朝に確認した目標と照らし合わせて本日の実績がどうだったのかを振り返ります。ぱっと見たときに内容がわかるように箇条書きにすることがポイントです。また、事実と思いをきちんと区別して書きます
翌日の目標設定
最後に1日の仕事を振り返って、翌日はどのようなことに気をつけて業務を行うのか決めます。本日の目標に無理があった場合は次はやや抑え目に、逆に簡単に達成できた場合は目標を高めに設定してみるなどの調整をしていきましょう。
まとめ
今回は営業日報の書き方やポイントなどを解説させていただきました。
営業日報によって業務効率の向上も見込めるため、自分のために取り組んでみましょう。
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