商談やセミナーなどに参加していただいたということは,相手が他の貴重な時間を自社の製品に使ってくれたことに他なりません。そこで、今後とも良好な関係を続けるためにも、お客様に対してお礼メールを送ることで良好な関係のキッカケとなります。そこで今回はお礼メールを送る側にも送られる側にも適切な対応ができるよう、便利なフレーズと共に紹介させていただきます。

 

お礼メールを送る際の注意点

商談で訪問した時や会食時、契約時など,様々なお礼のシーンがありますが基本となる要素は共通しています。そこで、お礼メールを送る際の注意点を解説させていただきます。

 

メールを送るタイミング

お礼メールはなるべく早く送るようにしましょう。

表現にこだわり、じっくり時間をかけて、丁寧にメールを作成したい気持ちもわかりますが、お礼メールは鮮度が命です。相手側にその出来事の余韻が残っているうちに送らなければ、お礼の効果は半減してしまいます。

 

件名は分かりやすく簡潔に

件名は、ビジネスメールの中で最も気を付けなければいけないことのひとつです。誰からの、何に関するメールなのかが、一目でわかるような件名を心掛けましょう.また,初めて会った相手や、まだ関係性が構築されていない相手であれば、自身の会社名や名前もいっしょに書いておくことをおすすめします。こうすることで、相手は何の用事か、誰からのメールかといった情報をひと目で判断できるため、メールの見落としなどを防ぐ効果があります。

 

定型文にならないように

お礼メールを送るスピードは、速ければ速いほどいいということをお伝えしました。しかしだからといって、スピードを優先するあまり、どこでも誰にでも使えるような定型文を送るのはできるだけ避けましょう。

そして,相手も沢山のお礼メールを受け取っている中、自分だけが具体的なエピソードの部分にふれていれば、それだけで相手の気持ちの中に差が生まれるはずです。多少手間に感じることもあるかもしれませんが、書くことによるデメリットありません.積極的に小さな積み重ねをしていきましょう。

 

お礼メールで便利なフレーズ

お礼メールでの注意点を紹介させていただきました。そのうえで,お礼メールやお礼メールの返信メールを書く上で便利な書き出し・締めフレーズを紹介させていただきます。

 

書き出しフレーズ

お礼メールの書き出しで使用できるフレーズは、いくつかストックしておきましょう。メールが定型文にならず、相手により感謝の気持ちが伝わりやすい文章を作成できます。

「誠にありがとうございます」

「心よりお礼申し上げます」

「心より感謝申し上げます」

「重ねてお礼申し上げます」など

このような文面から始め,相手によって書き出しを使い分けていきましょう.

 

締めフレーズ

お礼メールの締めの一文では、改めて感謝を伝えることを意識するのがポイント。通常の締めのフレーズに一文添えることで、相手にお礼の気持ちが伝わりやすくなります。

「重ねてお礼申し上げます」

「この度の件につきましては、謹んでお礼申し上げます」

「メールにて恐縮ではございますが、お礼申し上げます」

「厚くお礼申し上げます」

 

お礼メールの返信する際の注意点

お礼メールを送る注意点について解説させていただきましたが,お礼メールに返信する差異はどのような点に注意して対応すればいいのでしょうか。3つの要素に分けて解説させていただきます。

 

①返信は誠実に返信する

お礼メールへは誠実に返信をしましょう。お礼メールには、相手のさまざまな気遣いや感謝の気持ちが込められています。間柄に関係なく、誠実かつ丁寧に返信しましょう。

ただし、取引先以外の営業に対するお礼メールは慎重になる対応しましょう。契約や取引を行わない場合、丁寧すぎると相手に過度な期待をさせてしまいます。相手との今後の関係性も考慮し、適切な温度感での返信を意識しましょう。

 

②返信はできるだけ早く行う

お礼メールへの返信はできるだけ早く行いましょう.お礼メールには相手の気持ちが込められています。返信が遅いと相手に余計な心配をさせてしまうため、なるべく早い返信を心掛けましょう。

 

件名は変更しない

お礼メールの返信をするときの件名を変更するのは控えましょう。

お礼メールに対して新規メールを立ち上げたり、件名を変更したりして返信するのは相手に対してやや不親切です。相手がお礼メールへの返信だと認識できなくなってしまうので、基本的には件名は変更せず返信しましょう。

 

お礼メールの返信をする基準

では、そんなお礼メールにはどこまで返信を行えばいいのでしょうか。基本的には、お礼メールのやりとりは1往復がのぞましいとされています。

万が一、お礼メールの返信に対して先方から返事があった場合、内容が「ご返信ありがとうございます」だったり、「今後とも何卒よろしくお願いいたします」などの文面なら返信しなくても問題ありません。

 

まとめ

今回はお礼メールについて紹介させていただきました。お礼メール一つでも他社と差別化することで商談を有利にすることができます。少しの意識から変えて,細かいところで気遣いができるようになりましょう。